Yhtiökokous

Yhtiökokous on Ahlstromin ylin päättävä elin, joka kokoontuu yleensä kerran vuodessa. Sen tehtävät ja toimintatavat on määritelty osakeyhtiölaissa ja yhtiön yhtiöjärjestyksessä. Yhtiökokouksella on yksinomainen toimivalta päättää tietyistä tärkeistä asioista, kuten yhtiöjärjestyksen muuttamisesta, tilinpäätöksen vahvistamisesta, osingonjaosta sekä hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien valitsemisesta.

Yhtiökokouksen kutsuu koolle hallitus. Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Hallitus kutsuu koolle ylimääräisen yhtiökokouksen tarvittaessa. Ylimääräinen yhtiökokous on niin ikään kutsuttava koolle, jos osakkeenomistajat, joilla on yhteensä vähintään 10 % yhtiön kaikista osakkeista, vaativat sitä kirjallisesti tietyn asian käsittelyä varten tai jos laki muutoin niin vaatii.

Yhtiön yhtiöjärjestyksen mukaan kutsu yhtiökokoukseen julkaistaan yhtiön internetsivuilla aikaisintaan kolme kuukautta ja viimeistään kolme viikkoa ennen kokousta.  Kutsu on kuitenkin toimitettava vähintään yhdeksän päivää ennen yhtiökokouksen täsmäytyspäivää. Lisäksi hallitus voi päättää julkaista kokouskutsun kokonaisuudessaan tai osittain muulla sopivaksi katsomallaan tavalla.
 
Kutsu sekä seuraavat tiedot ovat myös saatavilla yhtiön internetsivuilla:

• osakkeiden ja äänioikeuksien kokonaismäärä kokouskutsun päivänä
• yhtiökokoukselle esitettävät asiakirjat
• hallituksen päätösehdotukset
• kokouksen asialistalle otetut asiat, joista ei ehdoteta tehtäväksi päätöstä.

Yhtiön vuosikertomus ja muu yhtiökokoukseen liittyvä aineisto lähetetään sitä pyytävälle osakkeenomistajalle ennen varsinaista yhtiökokousta.

Yhtiökokouksen pöytäkirja äänestystuloksineen sekä päätösten osana olevat pöytäkirjan liitteet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla kahden viikon kuluessa kokouksesta.

Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen joko henkilökohtaisesti tai valtuuttamansa asiamiehen edustamana. Osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, on ilmoitettava yhtiölle osallistumisestaan yhtiökokouskutsussa mainittuun päivämäärään mennessä. Osallistumisoikeus on ainoastaan niillä osakkeenomistajilla, jotka on kutsussa ilmoitettuna täsmäytyspäivänä merkitty osakkeenomistajiksi Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään osakasluetteloon. Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajat voidaan merkitä kyseiseen osakasluetteloon tilapäisesti. Heitä kehotetaan tämän vuoksi pyytämään omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet tilapäisestä osakasluetteloon rekisteröitymisestä, valtakirjojen antamisesta sekä ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa.

Jokaisella yhtiön osakkeella on yksi ääni kaikissa yhtiökokouksessa käsiteltävissä asioissa.

Jos osakkeenomistaja haluaa saada tietyn asian yhtiökokouksen käsiteltäväksi, pyyntö on esitettävä kirjallisesti yhtiön hallitukselle vähintään neljä viikkoa ennen kokouskutsun julkaisemista.

Ahlstrom pyrkii varmistamaan, että kaikki hallituksen jäsenet, tilintarkastaja, toimitusjohtaja ja talousjohtaja ovat läsnä yhtiökokouksessa, jotta osakkeenomistajat voivat kysyä heiltä asialistalla olevista asioista.

Osinko-oikeus on sellaisella osakkeenomistajalla, joka on osingonmaksun täsmäytyspäivänä merkitty osakkaaksi Ahlstromin osakasluetteloon.